Indkaldelse til generalforsamling den 16. maj 2020 (oprindelig dato) i forbindelse med Stabytræf på adressen, Hesselskovvej 69, 8620 Kjellerup
Tidspunkt: kl. 11.00
Dagsorden generalforsamling.
1. Valg af dirigent (bestyrelsen foreslår inviteret dirigent fra DKK)
2. Valg af referent
3. Valg af 2 stemmetællere
4. Forelæggelse af formandens beretning
5. Forelæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse og meddelelse af ansvarsfrihed (decharge)
6. Forelæggelse af budget til godkendelse og fastsættelse af kontingent
7. Behandling af indkomne forslag
a. Ændringer af vedtægter
8. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter
På valg er:
Bente Madsen – modtager ikke genvalg
Anette Nielsen – modtager genvalg
9. Valg af 1 revisorer og 1 revisorsuppleant
10. Eventuelt.
Jvf skrivelse fra Dansk Kennel Klub af 19.03.20 kan det blive relevant at udsætte vores generalforsamling.
Alle medlemmer vil i så fald få tilsendt mail.
Uddrag af mail tilgået DASK fra Dansk Kennel Klub den 19.03
HVAD BETYDER FORCE MAJEURE:
Force majeure er i dansk ret et samlebegreb for ”ekstraordinære begivenheder, der umuliggør opfyldelsen af en kontraktparts forpligtelser”, og som den berørte part hverken kunne forudse, forhindre eller overkomme.
Som typiske eksempler på force majeure-tilfælde kan blandt andet nævnes krigsudbrud, oprør, indførselsforbud, blokade, offentlig beslaglæggelse, ildebrand og naturkatastrofer.
I dansk ret er virkningen af en force majeure-begivenhed som udgangspunkt midlertidig ansvarsfrihed for den part, der er forhindret i at opfylde sine forpligtelser – også selv om der ikke er nævnt noget herom i parternes aftale.
GENERALFORSAMLINGER I CORONA-TID:
Disse måneder er tid for mange specialklubbers generalforsamlinger, og DKK er af den opfattelse, at bestyrelserne i den foreliggende situation er berettiget til at aflyse og dermed udsætte generalforsamlinger - selv om det fremgår af vedtægterne eller andre regler, at arrangementet skal afholdes inden en bestemt frist.
Aflysninger/udsættelse kan ske under henvisning til Force Majeure, hvor situationen mht. smittespredning af Corona-virus af sundhedsmæssige årsager gør afholdelse betænkelig/uforsvarlig, hvorfor der bør gennemføres så få fysiske møde som muligt.
Skulle en specialklub aflyse/udsætte deres generalforsamling, skal indkaldelse til en ny generalforsamling ske med et rimeligt varsel. Varslets længde må fastsættes under hensyntagen til, at medlemmerne skal have mulighed for at forberede sig til generalforsamlingen, samt mulighed for at møde frem.
I almindelighed vil et varsel på 14 dage være passende, men et kortere varsel på ned til 8 dage kan efter omstændighederne være tilstrækkeligt.
Om et kortere varsel kan retfærdiggøres, må bero på en afvejning af det presserende forholds karakter.
I forlængelse heraf har vi forsøgt at imødekomme evt. spørgsmål i nedenstående
Q & A:
Kan foreningen udsætte en allerede indkaldt generalforsamling?
-Ja, bestyrelsen er i den foreliggende situation berettiget til at udsætte generalforsamlingen med henvisning til force majeure.
Hvilken betydning har det, hvis vedtægternes regel om, at generalforsamlingen skal afholdes inden en bestemt dag, for eksempel i marts, ikke kan overholdes?
-Det har ingen betydning. Der er ganske vist tale om en formel mangel, men dirigenten må på den udsatte generalforsamling konstatere, at der er en saglig grund til, at fristen ikke kunne overholdes grundet force majeure. Fejlen er derfor ikke væsentlig, og den udsatte generalforsamling er således lovlig og beslutningsdygtig.
Hvornår skal den udsatte generalforsamling afholdes?
-Den skal afholdes hurtigst muligt efter at situationen igen er stabiliseret og større forsamlinger igen er tilladt.
Skal vi indkalde på ny selvom vi allerede har indkaldt en gang til den ordinære generalforsamling?
-Selv om den allerede indkaldte generalforsamling blot er udsat (udskudt), er der tale om en ”ny” ordinær generalforsamling, der skal derfor ske indkaldelse på ny. Medlemmer kan fremsætte forslag efter vedtægternes regel for, hvor lang tid før generalforsamlingen sådanne forslag skal være modtaget. Forslag, der var indsendt til den ikke afholdte generalforsamling, skal behandles.
Skal vi indkalde nu til generalforsamling, som vi efter vedtægterne skal holde i april, selvom vi ikke ved, om vi kan afholde den?
-Der er i øjeblikket ikke grundlag for at lade være med at indkalde. Men kan I vente til 30. marts, hvor der gøres status på Coronasituationen, og stadig overholde varslingsfristen, bør I vente med at indkalde. Det kan i indkaldelsen anføres, at der må tages forbehold for aflysning afhængig af Coronasituationen.
Kan vi indkalde til generalforsamling uden at sætte dato på, men anføre at det tidligst bliver en bestemt dato, og at der kommer nærmere information om den endelige dato.
-Vedtægternes krav til varslingsperiode skal opfyldes, så generalforsamlingsdatoen skal fastlægges med en frist, der opfylder varslingsreglen, for eksempel 4 uger før generalforsamlingen.
Kan bestyrelsen bare fortsætte selvom nogle af bestyrelsesposterne skulle være besat ved nye valg på den nu aflyste generalforsamling?
-Den siddende bestyrelse fortsætter indtil den udsatte generalforsamling har været afholdt. Bestyrelsen bør dog i denne periode agere mere forsigtigt, så den ikke træffer andre beslutninger end dem, som hører til almindelig drift eller er uopsættelige beslutninger.
Kan bestyrelsen agere ud fra forslag, der kunne forventes at være vedtaget, på den ikke afholdte generalforsamling?
-Har bestyrelsen for eksempel foreslået, at kontingentet skal sættes op, kan der ikke opkræves efter dette forslag før den udsatte generalforsamling har været holdt og har godkendt forslaget.
Hvordan skal dagsordenen være for den udsatte generalforsamling?
-Dagsordenen skal indeholde de punkter, som vedtægterne foreskriver skal behandles på en ordinær generalforsamling, og andre emner, som ønskes behandlet. Der skal således ske godkendelse af årsregnskab, og der aflægges beretning. Den sædvanlige årsberetning kan suppleres med bemærkninger om perioden op til den udsatte generalforsamling.
Har I yderligere spørgsmål til ovenstående eller om coronavirus i hundeverdenen generelt, er I velkomne til at kontakte os i DKK på post@dkk.dk, så vil vi forsøge at finde et svar og vende tilbage til jer.
Desuden henstiller DKK til, at alle nøje følger myndighedernes anbefalinger og vejledninger omkring Corona-virus.